Handige checklist bij het voorbereiden van een training

Een training goed voorbereiden en ontwerpen doe je niet zomaar uit de losse pols. Een didactisch model biedt dan een duidelijke structuur en houvast zodat niks over het hoofd gezien wordt en de juiste linken gelegd worden tussen de verschillende didactische componenten van het model.

Bij HRD Academy gebruiken we hiervoor het didactisch model van Leon van Gelder.  De checklist in deze blog is rechtstreeks op dat model gebaseerd en loodst je door alle didactische componenten: van de analyse van de beginsituatie tot de evaluatie van de opleiding. Voor een grondige uitleg over het didactisch model verwijs ik graag naar deze blog: Het didactisch model van Leon van Gelder.

Als je bij de voorbereiding van je training de checklist overloopt, ben je zeker dat je niks vergeten bent.  Heb je nog een idee om iets toe te voegen aan de checklist, laat het me zeker weten! Hier gaan we :-).  

De organisatie

• Wat is de missie en visie van de organisatie waar je de training geeft?
• Wat doet de organisatie precies?  Check zeker de website.
• Hoe is ze gestructureerd? Waar situeert het team van deelnemers zich in de organisatie?
• Welke voorgeschiedenis van de organisatie is relevant om te kennen?
• Welke uitdagingen liggen er? Welke kansen?
• Wat is de visie van de organisatie op opleiding?

De werksituatie

• Welke voorgeschiedenis is relevant om te kennen?
• Wat is de concrete aanleiding voor de training?
• Welk probleem/uitdaging/vernieuwing doet zich voor waar de opleiding moet aan bijdragen?
• Welk ander gedrag is wenselijk? 
• Hoe kan het geleerde vertaald worden naar de praktijk (transfer)? Wie gaat dat intern ondersteunen?

De deelnemers

• Wie zijn de deelnemers? Waarom is dit de doelgroep? Wat typeert hen?
• Hoe kijken de deelnemers naar deze verandering, deze uitdaging, deze opleiding?
• Zijn het mannen en/of vrouwen? Hoe oud zijn ze?
• Wat is hun geschiedenis?
• Welke (soortgelijke) opleidingen volgden ze al?
• Wat kunnen en weten ze al?
• Wat verwachten ze van de training?  Wat verwachten ze van jou als trainer?
• Kennen ze elkaar? Hoeveel openheid is er onder elkaar?  Hoe is de sfeer tussen hen?
• Volgen ze de opleiding vrijwillig of is het een verplichte training?

Praktisch

• Hoe groot is de deelnemersgroep?
• Hoeveel tijd is er beschikbaar?
• Blijft de groep op de werkplek of kiezen ze voor een externe locatie?
• Hoe ziet het opleidingslokaal eruit?
• Wat is de datum en de uurregeling?
• Welk materiaal is er beschikbaar in de trainingzaal?
• Welke zaalopstellingen zijn mogelijk?
• Hoe kan je verbinden met het internet?  Is er een code nodig of zelfs een laptop van de organisatie?
• Is er een beamer, scherm, geluidsinstallatie aanwezig?
• Kan je vroeger in de trainingszaal om jouw didactisch materiaal klaar te zetten en je voor te bereiden op de training?
• Welke afspraken moet je met de groep maken?
• Waar kan je parkeren? Moet je dit op voorhand vragen? Hoe geraak je voorbij de beveiliging?

• Zijn de leerdoelen geformuleerd vanuit het perspectief van de deelnemers?
• Heb je bewust gekozen voor een logische volgorde van de doelstellingen waarbij bijvoorbeeld eerst begrip nagestreefd wordt om nadien tot toepassing te kunnen komen?
• Zijn de leerdoelen op het juiste niveau geformuleerd, cf taxonomie van Bloom?
• Zijn je doelen voldoende SMART geformuleerd?
• Heb je een haalbaar aantal doelen bepaald binnen de beschikbare tijd?
• Zijn de leerdoelen het vertrekpunt geweest van je trainingsontwerp?  Zodat je zeker bent dat de andere componenten ifv de doelen gekozen zijn?

• Gegeven de beginsituatie en de leerdoelen, welke leerinhoud is relevant en nodig?
• Less is more, heb je enkel leerinhoud gekozen die leidt tot het bereiken van de leerdoelen?
• Schrijf alle leerinhouden volledig uit zodat je er zelf een zicht op hebt.
• Tot welk detailniveau ga je in de training met die leerinhouden?
• Met welke structuur en in welke logische volgorde ga je de inhoud aanbieden?
• Is de leerinhoud correct en wetenschappelijk onderbouwd?  Heb je verschillende bronnen geraadpleegd?

• Heb je voor activerende werkvormen gekozen?  
• Heb je de didactische werkvormen gekozen in functie van je doelstellingen?  
• Heb je werkvormen gekozen waarbij niemand uit de groep zich kan 'wegsteken'?
• In welke fase van groepsontwikkeling bevindt je groep zich? Naar welke fase(n) zou je hen willen begeleiden? Hoe ga je daarmee rekening houden bij de keuze van je didactische werkvormen?
• Hoe ga je de leercirkel van Kolb rond maken in je training (actie, reflectie, theorie, experiment)?
• Op welke manier ga je rekening houden met de verschillende leerstijlen van je deelnemers (dromer, denker, beslisser, doener)?
• Kom je in je training tegemoet aan linker- én rechterhersenhelftdenkers?
• Zijn je deelnemers nog onbewust onbekwaam als ze bij jou binnenstappen? Of al bewust onbekwaam? En wat betekent dit voor je training?
• Hoeveel tijd ga je aan elke werkvorm besteden?
• Hoe ga je de methodieken achter elkaar plannen? Zorg daarbij voor voldoende variatie en een realistische aandachts- en spanningsboog.
• Welke energizers heb je bij de hand voor moest de energie wegvallen?
• Hoe ga je van start gaan met de training? Wat ga je in je inleiding zeggen? Kan je al een link leggen naar het onderwerp van de training?
• Hoe ga je kennismaken? Kan je daarbij al een link leggen naar het onderwerp van de training?
• Heb je een ice-breaker nodig?
• Koos je voor werkvormen die bij jou passen als trainer?
• Varieer ook in je groepssamenstelling: in duo's, kleine groepjes, individueel, plenair.
• Maak een draaiboek van je training.

Leermateriaal

• Welke leermiddelen ga je gebruiken om doelgericht je training te ondersteunen?
• Hoe ga je de leermiddelen gebruiken opdat ze de gewenste meerwaarde opleveren?
• Welk leermateriaal moet je zelf meebrengen? Welk materiaal is ter plaatse?
• Is er een beamer, flipchart, scherm?  Sluit jouw laptop goed aan op het systeem?
• Als je een presentatie gebruikt, is het logo of de huisstijl van de organisatie nodig of wenselijk?
• Zorg ook voor afwisseling in je gebruik van het leermateriaal.
• Welke digitale leermiddelen zijn zinvol om hier in te zetten?
• Welk materiaal maak je op voorhand (bvb een aantal belangrijke flipcharts, een presentatie, ander trainingsmateriaal)?

Het naslagwerk of de syllabus

• Bepaal of een naslagwerk of syllabus relevant en nodig is voor deze opleiding en deze deelnemersgroep.
• Kies wat de functie is van een syllabus: hand-outs bij je training, naslagwerk, werkboek gedurende de training?
• Voorzie een inhoudstafel en paginanummers.
• Kies bewust of de syllabus losbladig is of ingebonden. En ook voor recto-verso afdruk of niet.
• Zorg voor samenhang en heldere structuur, zowel in de inhoud als in de lay-out.
• Werk van een breed kader naar meer detailniveau in je syllabus.
• Is je syllabus bedoeld als werkboek tijdens de training? Voorzie dan voldoende ruimte om te schrijven en lege bladen voor eigen notities.
• Werk met kleur, maar hou het functioneel.  Gebruik ook beelden.
• Gebruik je een digitale syllabus of laat je toch nog afdrukken?
• Voorzie op het einde een lijst met referenties. Neem niet enkel boeken op, maar ook verwijzingen naar websites, YouTube-filmpjes, TEDxTalks of zelfs verwijzingen naar andere opleidingen.
• Vermeld je naam en contactgegevens.

Zijn de doelstellingen bij elke deelnemer bereikt?

• Hoe ga je evalueren of de leerdoelen bij elke deelnemer bereikt zijn?  
• Doe je tussentijdse evaluaties of enkel op het einde?
• Welke evaluatievorm ga je gebruiken? 
• Op welk niveau ga je de training evalueren (blog: Het Kirkpatrick model: evaluatie van training)?
• Vraagt de opdrachtgever om ook een evaluatie te voorzien voor het gedragsniveau? Hoe ga je dat aanpakken?
• Evalueer je ook de transfer van wat ze leerden naar de werkplek?
• Wil je graag info over de effecten van je training op resultaatsniveau (niveau 4 bij Kirkpatrick)? Spreek dit dan af met je opdrachtgever.

Procesevaluatie van de training

• Laat de deelnemers de training ook evalueren bijvoorbeeld aan de hand van een evaluatieformulier of mondeling zodat je feedback krijgt.  
• Hoe evalueer jij je training zelf en hoe neem je die bevindingen mee voor toekomstige trainingen?
• Doe de Zelfscan voor de professioneel trainer als basis voor zelfreflectie.  Waar kan jij nog groeien in de competenties van een professioneel trainer?
• Vraag ook aan de projectleider van de organisatie om de training en de samenwerking te evalueren.

Wil je je verder verdiepen in hoe je een training ontwerpt en voorbereidt, van A tot Z? HRD Academy biedt verschillende opleidingen aan die je hierin ondersteunen:

• Ontwerpen van een training
• Train the trainer: Basisvaardigheden voor trainers
• Opleiding tot Professioneel Trainer
• Inspirerend Trainen
• Als trainer omgaan met lastige situaties, uitdagend gedrag en weerstand