1

Een training goed starten

Jo Vervaet
De eerste minuten van een training zijn bepalend voor het verdere verloop. Deelnemers vormen razendsnel een eerste indruk van jou als trainer, de groep en de setting. Een warme ontvangst, een goed voorbereide ruimte en een duidelijke start zorgen voor veiligheid en betrokkenheid. In deze blog ontdek je welke elementen essentieel zijn voor een krachtige start van je training zodat je deelnemers zich welkom voelen en klaar zijn om te leren.

Start van een training: zet de toon vanaf minuut één

De eerste indruk bij een persoonlijke ontmoeting is moeilijk weg te vegen. Dat geldt ook voor de start van een training. Bij het begin zet je de toon. Deelnemers scannen jou en elkaar. Zij die met goesting en enthousiasme zijn gekomen, kunnen dit bevestigd weten, of niet. Wie met wat minder zin kwam, kan door een goede start toch in leermodus komen.

Voor velen is leren spannend. Zeker in groep. Zelfs zonder dat er geleerd moet worden, is deel uitmaken van een groep onbekenden voor veel mensen in het begin ongemakkelijk. Het is aan de trainer om daar maximaal aan tegemoet te komen.

Volgende ingrediënten zijn cruciaal bij de start van een training.  We bespreken ze in deze blog uitgebreid.

  • De look & feel van de ruimte
  • Je houding als trainer
  • De toelichting bij het programma en de manier van werken
  • De kennismaking: voorstelling van de trainer en de deelnemers

De look & feel van de ruimte

De zaal waar je werkt, bepaalt voor een deel de sfeer van de training. Een ideale ruimte is voldoende groot, licht en aangenaam warm. Er moet liefst verse lucht binnen kunnen. Een persoonlijke toets doet het beter dan een strakke, kille vergaderzaal.  Bij voorkeur is er geen inkijk van buitenaf, geen grote ramen waar mensen passeren. En ook geen geluiden of andere stoorzenders.

Qua opstelling is het fijn als er exact genoeg tafels en stoelen zijn als er deelnemers zijn. Niet meer, niet minder. Een paar tafels of stoelen verspreid tegen de muren kunnen handig zijn voor individueel werk of groepsopdrachten.  De meest gebruikelijke zaalopstellingen zijn:

  • U-vorm (met tafels en stoelen)
  • Cirkel (met enkel stoelen)

Denk na over wat passend is bij jouw training, en stem dit op voorhand af met de verantwoordelijke van de zaal. Enkele criteria die een invloed kunnen hebben op de zaalopstelling:

  • Hoe formeel is je training?
  • Hoe persoonlijk wil je werken?
  • Hoe interactief wordt het?
  • Moeten deelnemers veel schrijven?

Kies ook bewust je eigen plek als trainer. Werk je van achter een tafel of net niet?

Voorzie het nodige materiaal en zorg dat alles netjes klaar ligt vóór de eerste deelnemers arriveren. Dat brengt rust voor jou en geeft de deelnemers het gevoel welkom te zijn.

Leg volgend materiaal zeker klaar:

  • schriftje, pen, naamkaartje, syllabus voor de deelnemers
  • aanwezigheidslijst
  • wifi-code
  • flipchart, stiften, plakband, beamer
  • boeken ter inzage op de tafels langs de zijkant
  • je eigen spullen als trainer: computer, draaiboek van de training, deelnemerslijst, klokje, kaartjes, beelden

Test op voorhand alle techniek. Weet bij wie je terecht kan als iets niet werkt.

Zorg dat je een goeie gastheer/gastvrouw kan zijn zodra de deelnemers binnenkomen:

  • weet waar koffie en thee staan en hoe het toestel werkt
  • check of er water is
  • waar zijn de toiletten?
  • waar hangen de jassen?
  • zet eventueel een zacht muziekje op

Zet je presentatie klaar en/of bereid je flipchart voor. Voorzie een slide of flip met ‘welkom’ en de titel van de training. Kijk of de flipchart zichtbaar is voor iedereen, zonder dat hij voor het projectiescherm staat.

Je houding als trainer

Zorg dat je minstens een kwartier voor de start klaar bent met alle praktische voorbereidingen. Dan heb je de tijd om even te ontspannen en om de deelnemers persoonlijk te verwelkomen.

Zodra mensen aankomen, neem je als trainer de rol van gastvrouw/gastheer op. Verwelkom elke deelnemer. Toon interesse. Maak hen wegwijs. Laat iedereen doen wat nodig is om goed te landen.

De drie dingen waar deelnemers (on)bewust op letten:

  • Deskundigheid, zelfvertrouwen – ‘Ga ik iets kunnen leren van deze trainer?’
  • Warmte, menselijkheid, respect – ‘Voel ik me veilig bij deze persoon?’
  • Authenticiteit, congruentie – ‘Is dit oprecht? Meent hij/zij wat gezegd wordt?’

Een vleugje humor doet ook altijd deugd. 

Maar hét belangrijkste moment is de echte start van je training natuurlijk: je verwelkoming en inleiding. Daarin toon je je expertise en je deskundigheid in het begeleiden van lerende mensen.  De inleiding van een training omvat meestal twee grote blokken: de kennismaking en het toelichten van het programma.

Toelichting bij het programma en de manier van werken

Deelnemers willen weten waar ze aan toe zijn. Geef een duidelijk overzicht:

  • Wat zijn de doelen van de training?
  • Wat komt aan bod? Wat niet? Wat is het programma?
  • Hoe ziet het verloop eruit?
  • Wanneer zijn pauzes, lunch en het einde voorzien?
  • Welk materiaal is er?
  • Hoe werk je als trainer? Interactief? Veel actie? Filmpjes?  Welke werkvormen?
  • Welke afspraken gelden? Moeten er nog extra afspraken gemaakt worden (timing, gsm, laptop, ...)?

Zorg dat deze toelichting zichtbaar is op flipchart of slide en verwijs er tijdens de dag regelmatig naar.

De kennismaking

Jezelf als trainer voorstellen aan de groep

Vermijd een standaardpraatje. Denk vooraf na over wat je als trainer wil delen met de deelnemersgroep. Enkele mogelijke elementen:

  • Je professionele achtergrond
  • Je expertise (zonder te willen imponeren)
  • Wie je bent als mens
  • Hoe het met je gaat, hier en nu
  • Een wens voor de training

Maak oogcontact. Leg verbinding. Stel je krachtig én kwetsbaar op. Toon jezelf als professional én als mens. Daarmee zet je de toon.  Laat ook blijken dat je benieuwd bent naar wie zij zijn. En nodig hen uit om zich niet alleen aan jou, maar ook aan elkaar voor te stellen.

Leer de voornamen! Zorg dat jij en de groep die snel onder de knie krijgen. Benoem dat als belangrijk. Maak er tijd voor vrij, al dan niet door gebruik te maken van een didactische werkvorm hiervoor.

Kennismakingswerkvormen voor deelnemers (ijsbrekers)

Er zijn veel manieren om deelnemers te laten kennismaken met jou en de andere deelnemers. Hieronder vind je alvast vijf suggesties.  

  • Popcorn-voorstelling: Geen vaste volgorde. Deelnemers nemen het woord wanneer ze willen, op basis van enkele vragen (bv. Wie ben je? Wat verwacht je?). Zorg dat iedereen evenveel tijd krijgt en bewaak de timing.
  • Interview per twee: Deelnemers bevragen elkaar in tweetallen aan de hand van vragen. Daarna stellen ze elkaar kort voor aan de groep. Vraag als trainer om een samenvatting of iets wat hen geraakt heeft.
  • Line-up: deelnemers staan recht en verzamelen op een plaats waar ruimte is om te bewegen. Je nodigt hen uit om in bepaalde volgordes te gaan staan. Bijvoorbeeld op alfabetische volgorde volgens voornaam, op leeftijd, op ervaring over het onderwerp, op anciënniteit, op woonplaats, op aantal mensen waaraan ze leiding geven.
  • Foto’s of beelden kiezen: Deelnemers kiezen een afbeelding die hen aanspreekt (bv. hoe ze zich voelen of wat ze willen leren) en delen dit eerst in kleine groepjes, daarna eventueel plenair.
  • Good to know: Voor een groep die elkaar kent, maar de trainer nog niet. Elke deelnemer komt kort in de spotlight: anderen delen positieve weetjes over die persoon. Enkel positieve weetjes :-).

Lees verder

Andere HRDA blogs die interessant zijn voor trainers:

Literatuurtips voor trainers

Onderstaande boeken bieden verdieping over het ontwerpen en geven van trainingen, het begeleiden van groepen en het creëren van veiligheid en verbinding vanaf de eerste minuut van de training.

Over de essentie van trainen en de rol van de trainer

  • Trainen met hart en ziel – Silvia Blankestijn.  Een inspirerend boek over hoe je als trainer met bezieling, bewustzijn en vakmanschap werkt met groepen.
  • Trainen, een praktijkgids – Karin de Galan.  Een no-nonsense gids vol herkenbare situaties en praktische tips voor trainers in het werkveld.
  • Het hoe-boek voor de trainer – Marcolien Huybers.  Een toegankelijk naslagwerk boordevol concrete werkvormen en methodieken, van voorbereiding tot evaluatie van je training.

Over didactiek, ontwerp en leersituaties

  • Didactiek voor opleiders in organisaties – M. Lindeboom en J.J. Peters
    Een stevig fundament voor iedereen die leerinterventies opbouwt, met aandacht voor didactische principes in een professionele context.
  • Inleiding tot de algemene didactiek – Alfred De Block & Aimé Heene
    Een theoretisch onderbouwde inleiding tot het brede veld van didactiek. Ideaal voor wie een fundament zoekt in les- en leerprincipes.  En ook een beetje nostalgie van mijn studies Pedagogiek op Universiteit Gent :-).

Over groepsdynamiek en interactie

  • Handboek Groepsdynamica – Jan Remmerswaal.  Geeft inzicht in groepsprocessen en hoe je daar als trainer van bij de start bewust op inspeelt.

Over werkvormen en kennismaking

  • Het gaat steed beter! Activerende werkvormen voor de opleidingspraktijk - Lia Bijker en Wima van der Heide.

Opleidingen die je ondersteunen in het geven van trainingen

Wil je groeien in het geven, ontwerpen of begeleiden van trainingen? HRD Academy biedt een sterk en veelzijdig aanbod aan Train the Trainer-opleidingen: