Hoe transfer zorgt voor echte ROI van een opleiding

Transfer verwijst naar het vermogen van deelnemers om geleerde kennis, vaardigheden en attitudes toe te passen in een andere context dan waarin ze zijn geleerd. In opleidingen bij volwassenen in organisaties gaat het om de transfer van het leren naar de werkvloer: hoe passen ze het geleerde toe in hun praktijk?

Transfer is immers niet vanzelfsprekend zoals we zullen zien. Onderzoek wijst bijvoorbeeld uit dat het slechts zelden spontaan gebeurt. Toch is het cruciaal om een opleiding haar volle waarde te geven. Een training die niet leidt tot ander gedrag of betere prestaties in het werkveld, heeft haar doel gemist.

Er bestaat geen garantie dat deelnemers na een training hun gedrag veranderen of betere resultaten halen, zelfs niet als ze heel tevreden waren over de opleiding. Transfer vraagt een leerklimaat waarin toepassing in de praktijk gestimuleerd, opgevolgd en ondersteund wordt en dit vereist bewuste en gerichte inspanningen.  Het komt niet vanzelf.

Volgens onderzoek slaagt slechts 16% van de deelnemers van een training erin om het geleerde succesvol toe te passen (artikel: 'The New Finish Line for Learning, T+C juli 2009).  Het artikel ziet volgende oorzaken:

1. Conflicterende prioriteiten na de training
2. Geen opvolging van de deelnemers na de training
3. Gebrek aan ondersteuning door de directe chef vóór, tijdens en na de training
4. Transfer van het geleerde wordt niet geëvalueerd
5. Gebrek aan tijd en middelen om na de training verder te ondersteunen en coachen

Het is tijd om het roer om te gooien en de effectiviteit van trainingen te gaan meten aan de mate waarin het geleerde succesvol toegepast wordt in het werkveld.  Dat is de enige manier om écht zicht te krijgen op de ROI van een opleiding. 

Door als trainer in alle fasen van het leertraject aandacht te besteden aan transfer, verhoog je de kans dat je opleiding echt een verschil maakt op de werkplek van je deelnemers.

Niet alle transfer is even makkelijk. Er wordt onderscheid gemaakt tussen nabije en verre transfer:

• Nabije transfer gebeurt wanneer de nieuwe situatie sterk lijkt op de leersituatie. Bijvoorbeeld: je leert in een opleiding een gesprekstechniek en past die toe in een gelijkaardige context op het werk.
• Verre transfer vereist dat deelnemers het geleerde toepassen in een context die sterk verschilt van de leersituatie. Dat vraagt meer abstractievermogen en creativiteit.

Hoe groter het verschil tussen leer- en werksituatie, hoe moeilijker transfer wordt. Daarom is het belangrijk om in de opleiding voldoende realistische en werkspecifieke toepassingen te voorzien, praktijkgericht opleiden dus ;-).

Als trainer heb je een belangrijke rol in het bevorderen van transfer. Dat begint al vóór de training, loopt door tijdens de training en strekt zich uit tot lang na de training.

Vóór de training

• Breng transferverwachtingen en context in kaart via intakegesprekken met de opdrachtgever, lijnmanagers, directe chef, deelnemers en hun coaches of mentoren.
• Transfer nastreven begint al tijdens het ontwerp van je training.  Het leerproces en de didactiek moet bewust gericht zijn naar transfer.  Een effectieve opleiding is ontworpen met de toepassing van de praktijk al in het achterhoofd.
• Kies praktijkgerichte doelstellingen en neem transferdoelen mee op in de leerdoelen van je training.
• Zorg dat je leerdoelen SMART en realistisch beschreven zijn en op het juiste niveau geformuleerd zijn.
• Zorg dat trainer, deelnemers, opdrachtgever en lijnmanagers het eens zijn over de doelstellingen (zeker ook over de transferdoelen!) en het belang van de training.
• Betrek een intern begeleider, coach of mentor en maak diens rol expliciet zodat hij/zij de deelnemer kan begeleiden in de transfer naar de praktijk.
• Plan bij langere trajecten tussentijdse evaluaties en gesprekken tussen deelnemer, coach, mentor, opdrachtgever en trainer.
• Geef voorbereidende (praktijk)opdrachten en laat deelnemers eigen cases en vragen uit de praktijk meebrengen.
• Communiceer de leerdoelen en de transferdoelen aan de deelnemers. Benoem ook hoe en wanneer die opgevolgd zullen worden. 
• Maak expliciet dat de training pas het begin is, het echte werk begint namelijk daarna, met de toepassing in de praktijk.
• Vermeld duidelijk dat de transfer naar de werkplek het belangrijkste evaluatiecriterium van de training zal zijn.
• Werk met leercontracten of intentieverklaringen van deelnemers.

Tijdens de training

• Werk met realistische en herkenbare werksituaties in oefeningen, simulaties en cases.  Werk uiterst praktijkgericht.
• Maak voor deelnemers expliciet hoe en waar het geleerde toegepast kan worden in hun praktijk.
• Werk met eigen cases en praktijkvragen van de deelnemers.
• Zorg dat je deelnemers gemotiveerd zijn voor het leren.  Transfer staat of valt immers met gemotiveerde deelnemers!
• Sluit aan bij de verschillende leerstijlen en individuele leerdoelen van deelnemers.
• Varieer in didactische werkvormen.
• Gebruik activerende werkvormen en haal de praktijk en de actie zoveel mogelijk binnen in je training.
• Betrek en informeer de werkvloer, de opdrachtgever, directe chef en mentor tussentijds: zorg voor steun vanuit de organisatie.
• Kies voor blended learning: combineer klassikale sessies met coaching, intervisie, e-learning, webinars, digitale leeromgevingen, filmpjes.  Zorg ervoor dat je in je training zoveel mogelijk kan leren toepassen.  De kennis kunnen ze zich via andere vormen vooraf eigen maken.
• Geef deelnemers taal en modellen mee waarmee ze ook op de werkplek kunnen communiceren over wat ze leerden.
• Moedig deelnemers aan om tussentijds zelf hun leerervaringen te delen met hun leidinggevende.
• Laat deelnemers reflecteren over hun eigen praktijk en de concrete toepassing van het geleerde.  Bijvoorbeeld via vragen als "Waar ga jij dit toepassen?" of "Wat zou je anders doen na vandaag?"
• Voorzie ruimte voor actieplannen: laat deelnemers noteren wat ze gaan doen, tegen wanneer en met wie.
• Betrek de leidinggevende: nodig hem/haar uit om tijdens de training aanwezig te zijn bij bepaalde onderdelen of om feedback te geven op tussentijdse praktijkopdrachten.
• Geef duidelijke en persoonlijke feedback aan elke deelnemer over hun vorderingen en hun praktijkopdrachten.

Na de training

• Laat deelnemers een persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) opstellen voor de transfer en gebruik dit in evaluaties.
• Stimuleer dagelijks de toepassing van het geleerde in de praktijk door opvolging en ondersteuning door de mentor, coach, direct leidinggevende.
• Creëer een veilig leerklimaat waar fouten maken ok is.
• Voorzie geheugensteuntjes (visuele symbolen, checklists) in het werkveld.
• Geef een checklist aan de manager en betrek hem in het opvolgproces.
• Bespreek transferresultaten met de deelnemer en zijn/haar leidinggevende.
• Organiseer coaching on the job of follow-upopdrachten in de praktijk.
• Laat deelnemers verslag uitbrengen over wat ze toegepast hebben in de praktijk en hoe ze te werk zijn gegaan.
• Meet of het functioneren in de praktijk daadwerkelijk is verbeterd, dit geeft zicht op de werkelijke ROI van de training.
• Betrek de leidinggevende in het evaluatieproces: merkt hij of zij een verschil op het werk?
• Bied nazorg aan via communities of leernetwerken.
• Voorzie opvolging: een terugkommoment, intervisie of coaching verhoogt de kans dat het geleerde effectief wordt toegepast.
• Vraag deelnemers hoe ze het geleerde hebben toegepast: laat dit bijvoorbeeld opnemen in een reflectieverslag of opvolggesprek.
• Evalueer zelf als trainer ook jouw functioneren op het vlak van het stimuleren van transfer. Wat liep goed, welke trainerscompetenties kan ik hiervoor nog aanscherpen?

Transfer is het ultieme 'bewijs' van de ROI van een opleiding. Niet het wat ze leren tijdens de training, maar de gedragsverandering nadien, de transfer van wat ze leerden naar hun praktijk is het belangrijkste in trainingen in organisaties.  Door als trainer bewust te ontwerpen met het oog op transfer, de praktijk centraal te stellen tijdens je opleiding en daarna opvolging van de transfer te voorzien, verhoog je de kans dat het geleerde echt een verschil maakt op de werkvloer.