Het coachingstraject en het belang van contracting

Onderzoek bevestigt wat veel coaches en coachees intuïtief al lang wisten natuurlijk: de kwaliteit van de coachrelatie is de belangrijkste succesfactor in coaching. Mensen komen pas écht in beweging wanneer ze zich veilig, erkend en serieus genomen voelen.

Een goede coachrelatie is:

• Vertrouwelijk: Wat besproken wordt, blijft binnen de vier muren van het coachgesprek, tenzij expliciet anders afgesproken.
• Gelijkwaardig: De coach is geen expert die het beter weet, maar een betrokken begeleider die naast de coachee staat.
• Empathisch maar toch scherp: Een coach luistert aandachtig, leeft zich in, maar durft ook te confronteren en spiegelen wanneer dat nodig is.
• Aandachtig: De coachee voelt zich echt gezien, gehoord en serieus genomen.

Maar een goede klik is niet het enige criterium. Wie professioneel en duurzaam wil gecoacht worden, houdt uiteraard ook rekening met de achtergrond van de coach.

• Opleiding en certificatie. Een professionele coach heeft een degelijke coachopleiding gevolgd en werkt bij voorkeur met een erkend certificaat (bv. ICF, EMCC, NOBCO…).
• Ervaring en specialisatie. Afhankelijk van de vraag kan het zinvol zijn om een coach te kiezen die ervaring heeft met vergelijkbare situaties of een bepaalde methodiek.
• Aansluiting bij een beroepsvereniging. Dat geeft niet alleen een kwaliteitsgarantie, maar vaak ook zicht op de gedragscode en deontologische richtlijnen waar de coach zich aan houdt.
• Transparantie over werkwijze. Een goede coach communiceert duidelijk over aanpak, methodieken, duur van het traject en tarieven.

Een coachingstraject is telkens weer op maat van de coachee en de coachvraag en is uiteraard ook sterk afhankelijk van de stijl en de ervaring van de coach.  Toch zijn er een aantal typische fasen die elk coachingstraject terugkomen.   

De duurtijd van een coachtraject hangt ook af van de vraag en de context maar veelal gaat het om een 3 tot 6 maanden doorlooptijd met 5 tot 10 sessies.  

1. Intake en kennismaking

Elk traject begint met een intakegesprek. Dat gesprek heeft meerdere doelen. De coachee krijgt ruimte om zijn of haar vraag, verlangen of uitdaging te verkennen en onder woorden te brengen. Vaak is die immers nog niet scherp genoeg geformuleerd, de coach helpt dan om samen helderheid te krijgen over wat precies speelt.

Daarnaast legt de coach uit hoe hij of zij werkt: welke coachingsmethodes worden gebruikt, welke rol de coachee speelt in het proces en wat de coach wel of niet aanbiedt.  Sommige coaches werken lichaamsgericht of systemisch, anderen eerder met gestructureerde modellen of activerende opdrachten.  Ervaren coaches passen het gebruik van hun toolbox aan naargelang de situatie en de vraag.

Een belangrijk aspect van de intake is de onderlinge afstemming. Is er voldoende veiligheid, vertrouwen en openheid? Voelt het voor beide partijen als een goede match? Die relationele klik is cruciaal uiteraard. Zonder een stevige basis van vertrouwen kan geen enkel coachtraject echt slagen.

2. Contracteren en doelen bepalen

Wanneer coach en coachee beslissen om samen verder te gaan, wordt het traject vormgegeven. Ze spreken af hoeveel sessies er ongeveer zullen zijn, met welk ritme ze werken (bijvoorbeeld om de twee of drie weken) en op welke manier de gesprekken plaatsvinden: live, online of hybride.

Daarnaast wordt expliciet stilgestaan bij de doelen. Wat wil de coachee veranderen, bereiken, begrijpen of integreren? Die doelen kunnen concreet en meetbaar zijn, bijvoorbeeld bij performance coaching of stresscoaching of eerder verdiepend en open, zoals bij life coaching of ontwikkelingsgerichte coaching.

In deze fase wordt ook het 'coachcontract' opgesteld en getekend: duidelijke wederzijdse verwachtingen over betrokkenheid, vertrouwelijkheid, grenzen van coaching en verantwoordelijkheid. 

3. Coachingsessies

De kern van het coachingstraject bestaat uit een reeks sessies, meestal vijf tot tien. Elke sessie duurt één tot anderhalf uur. 

De coach stemt zijn of haar stijl af op de behoefte van de coachee en op het moment.  Goede coaches beschikken over een gevarieerde 'toolbox' aan methodieken, technieken en werkvormen die ze inzetten afhankelijk van de situatie. 

De coach zorgt voor een balans tussen meebewegen en uitdagen. Soms houdt hij of zij even een spiegel voor, stelt indringende vragen of doorprikt hardnekkige overtuigingen. Dan weer is er ruimte voor mildheid, stilte of gewoon even stilstaan bij wat er leeft.

4. Tussentijdse reflectie en bijsturing

Tijdens het traject wordt regelmatig geëvalueerd. Wat verandert er? Wat lukt er al, wat evolueert positief? Wat vraagt nog aandacht? De coachee reflecteert op het effect van eerdere coachgesprekken en de toepassing ervan in het dagelijks leven. De coach luistert, ondersteunt en stelt de coaching bij waar nodig.

Doelen kunnen bijgestuurd worden of zelfs veranderen naarmate de coachee vordert. Soms verschuift de focus van loopbaankeuzes naar persoonlijke grenzen of van prestatie naar zingeving. Coaching is dan ook geen lineair proces.

Tijdens deze reflectie wordt vaak duidelijk welk type coaching het best past bij de coachee.  Een goede coach kan flexibel schakelen.

5. Afronding en integratie

Na verloop van tijd is het traject toe aan afronding. Dat betekent niet dat ‘alles opgelost’ is, maar wel dat de coachee weer voldoende vertrouwen en richting ervaart om zelfstandig verder te gaan. De laatste sessie staat ook in het teken van terugblikken: wat is er veranderd? Welke inzichten en vaardigheden zijn er verworven? Wat blijft hangen, wat blijft nog een werkpunt?

Sommige coaches werken in de afronding met een integratieoefening, een terugblikdocument of een ritueel dat het proces symbolisch afsluit. Het doel is om het geleerde duurzaam te verankeren en de coachee bewust op eigen benen te laten staan.

In overleg kan een opvolgsessie na enkele maanden worden ingepland of blijft de coach op de achtergrond beschikbaar voor vragen of een nieuw traject. Alles gebeurt in elk geval in afstemming met de coachee.

Contracting is het proces waarbij coach en coachee (en soms ook de opdrachtgever) duidelijke afspraken maken over het coachingstraject en deze bundelen in een coachingscontract. Het is essentieel om verwachtingen, verantwoordelijkheden en grenzen duidelijk vast te leggen voordat het coachtraject start. Een goed contract biedt veiligheid, duidelijkheid en een professioneel kader, ook juridisch.

1. Identificatie van de betrokken partijen

Het contract vermeldt duidelijk wie betrokken is bij het traject. Dat begint bij de gegevens van de coach (naam, adres, contactinformatie) en van de coachee. In het geval van coaching binnen een organisatie, wordt ook de opdrachtgever opgenomen, bijvoorbeeld een HR verantwoordelijke of een leidinggevende. Dit is zeker belangrijk als het gaat om driehoekscoaching, waarbij er meerdere belangen spelen. Door expliciet te benoemen wie welke rol heeft, worden verantwoordelijkheden van bij de start duidelijk.

2. Doel van het coachingstraject

Een coachingstraject vertrekt altijd vanuit een vraag, een doel, een verlangen of een uitdaging. In het contract wordt beschreven waarom het traject wordt opgestart, wat de beoogde resultaten zijn en wat de coachee hoopt te bereiken. Als het om coaching in opdracht van een organisatie gaat, kan ook het perspectief van de opdrachtgever of de organisatie opgenomen worden. Het is belangrijk dat deze doelen afgestemd zijn en dat er ruimte blijft voor evolutie tijdens het traject, een coachvraag kan immers verschuiven of verdiepen. Ook de gebruikte methodieken of werkvormen kunnen hier vermeld worden.

3. Duur en frequentie

In dit onderdeel wordt vastgelegd hoeveel sessies er gepland worden, hoe lang deze zullen duren en over welke periode het traject zich uitstrekt. Bijvoorbeeld: zes sessies van 90 minuten over een periode van drie maanden. Ook de frequentie wordt besproken: sessies kunnen wekelijks plaatsvinden, maar ook om de twee of drie weken. Door dit vooraf te bespreken, kunnen beide partijen zich organiseren.

4. Locatie en vorm van de coaching

Het contract vermeldt waar de sessies zullen plaatsvinden: op kantoor, in een praktijkruimte, online via video, al wandelend in de natuur of een combinatie daarvan. Deze vormelijke kant van coaching is niet onbelangrijk. Sommige coachees floreren bij een live ontmoeting, anderen hebben baat bij de flexibiliteit van online gesprekken. 

5. Vertrouwelijkheid en ethiek

Coaching vraagt een hoge mate van vertrouwelijkheid. In het contract wordt daarom vastgelegd dat alles wat tijdens de sessies gedeeld wordt, vertrouwelijk is en niet gedeeld wordt met derden, tenzij daar expliciet toestemming voor is gegeven. Als de coaching in opdracht van een organisatie gebeurt, is het cruciaal om te bepalen of en hoe er terugkoppeling gebeurt naar de werkgever, de leidinggevende of naar HR. Daarnaast kan de coach aangeven volgens welke ethische code hij of zij werkt, bijvoorbeeld die van de International Coaching Federation (ICF) of EMCC. Dit versterkt het professionele kader en biedt transparantie over de waarden die de coach belangrijk vindt.

6. Verantwoordelijkheden van coach en coachee

Een coachingsrelatie is geen eenrichtingsverkeer. In het contract staat dat de coachee verantwoordelijk blijft voor zijn of haar eigen leerproces, keuzes en resultaten. De coach neemt geen beslissingen in de plaats van de coachee, maar begeleidt het proces en bewaakt de afgesproken kaders. Ook de rol van de coach als procesbegeleider en facilitator van leren wordt verduidelijkt, zodat er geen verwarring ontstaat over de verwachtingen.

7. Praktische afspraken 

Wat gebeurt er als een coachee een sessie wil annuleren of verplaatsen? In het contract worden duidelijke afspraken opgenomen over hoe lang op voorhand een sessie kosteloos verplaatst kan worden (bijvoorbeeld 48 uur) en wat er gebeurt bij een no-show of laattijdige afzegging. Dit voorkomt frustratie en beschermt de tijd van de coach.

8. Tarief en betaling

Het contract bevat alle afspraken over kosten en betalingen. Dat omvat het tarief per sessie of het totaalbedrag van het traject, het BTW statuut, eventuele kortingen bij pakketafname en de betaaltermijn (bijvoorbeeld binnen 30 dagen na factuurdatum). Bij coaching voor bedrijven worden ook facturatiegegevens en afspraken over wie betaalt opgenomen. Zo zijn er geen verrassingen over het financiële luik.

9. Beëindiging van het traject

Een coachingstraject kan op verschillende manieren eindigen: na het geplande aantal sessies, bij afronding van het doel of voortijdig wanneer één van beide partijen dat nodig acht. In het contract wordt opgenomen dat beide partijen het traject kunnen beëindigen, mits overleg en met respect voor de gemaakte afspraken. Vaak wordt een laatste sessie voorzien voor afronding en reflectie over het proces, zodat er een duidelijke afsluiting is voor de coachee.

10. Handtekening

Tot slot bevestigen coach en coachee met hun handtekening dat ze akkoord gaan met de inhoud van het contract. Dit kan op papier of digitaal gebeuren. De ondertekening is niet alleen een administratieve handeling, maar ook een symbolisch startpunt van het engagement dat beide partijen aangaan.