Hoe start Kennismanagement in de realiteit?

Door Steven Warmoes, consultant/coach in kennismanagement

Waarom kennismanagement vaak ontbreekt - en waarom dat een risico is

Laatst had ik een gesprek met enkele managers over Kennismanagement. De eerste vaststelling was dat niet iedereen vandaag al een precies beeld heeft van kennismanagement. En bij nader toezien ziet men het belang in van bvb. Communities of Practice om een duurzaam performant collectief brein te hebben. Kennisbeheer is dus belangrijk voor hen, maar is het wel dringend? En geraken organisaties die vooral korte termijn objectieven hebben ooit wel aan een systematisch kennisbeheer?

Kennismanagement start vaak met een acuut probleem

De realiteit is inderdaad dat kennismanagement vaak start via een acuut kennisprobleem en dat dan in het verlengde daarvan kennismanagement gesystematiseerd wordt.

Voorbeelden van acute kennisproblemen in organisaties

• Er gaan experts weg en de kennis moet dringend overgedragen worden; of nog intenser: onze babyboomers gaan ons massaal verlaten en we moeten een globaal programma voor kennisoverdracht opzetten.
• Onze documentatie dreigt permanent verouderd te zijn en geraakt niet snel genoeg up to date en bij iedereen.
• Onze klanten krijgen niet snel genoeg antwoorden op hun vragen, en de antwoorden zijn niet overal even juist.
• Onze omgeving verandert heel snel. Hoe volgen we het nieuws en de trends efficiënt op en hoe trekken we op tijd de juiste conclusies?
• We hebben SharePoint gekocht, maar we zitten vast om die documenten en collaboration sites goed te klasseren en vindbaar te maken.
• We zijn een geografisch gespreid bedrijf en op te veel plaatsen wordt het zelfde wiel opnieuw uitgevonden.
• Ouderen en jongeren willen het elk op hun manier doen en leren niet van elkaar.
• Ons kenniswerk (bvb het ontwerpen) heeft een te grote doorstroomtijd. Kan dat niet sneller?
• We willen kennis delen en ontwikkelen met partners, maar hoe pakken we dit aan?
• Er is een plotse reorganisatie of een snelle groei en veel mensen moeten nieuwe taken met nieuwe kennis uitvoeren, maar er is bijna geen documentatie, laat staan een georganiseerde opleiding.
• We gaan een nieuwe strategische richting uit en daarvoor moeten we collectief snel een stuk nieuwe métier leren.

Kennismanagement als sleutel tot duurzame prestaties

Een afzonderlijke functie kennismanagement in een organisatie zorgt voor know how om dergelijke problemen niet alleen aan te pakken, maar ook om ze vroeg genoeg te detecteren en ze preventief aan te pakken.