HR processen verbeteren en automatiseren met Copilot

Een groot deel van het HR werk bestaat uit processen die steeds terugkomen. Je schrijft vacatures uit, volgt kandidaten op, zorgt voor een vlotte start van nieuwe medewerkers en brengt opleidingsnoden in kaart. Vaak begin je daarbij telkens opnieuw van nul.

In deze opleiding staat het HR proces centraal. Je neemt een proces, zoals onboarding of werving, onder de loep en bekijkt stap voor stap waar het beter kan. Daarna onderzoek je hoe Copilot je bij elke stap ondersteunt. Je bouwt een werkwijze die je telkens opnieuw kan gebruiken, met aandacht voor duidelijkheid, context en herbruikbaarheid. Taken die vaak terugkomen, automatiseer je, zodat je ze niet telkens van nul hoeft te doen.

Elke stap van een HR proces gebeurt in een programma dat je al kent. Daar werkt Copilot mee. Neem onboarding. De welkomstmail met praktische info laat je Copilot in Outlook opstellen, vertrekkend van je onboardingdocument. Het onthaalpakket en de planning van de eerste week maakt Copilot in Word op, op basis van een bestaand sjabloon. In PowerPoint zet Copilot dat onthaalpakket om in een presentatie voor de onthaalsessie. Na het kennismakingsgesprek in Teams vat Copilot de afspraken samen. In Excel helpt Copilot je om de opvolging van de eerste weken bij te houden. Ook je HR mailbox hou je met Copilot beter onder controle, zodat vragen van kandidaten en medewerkers niet blijven liggen. Dezelfde aanpak gebruik je voor andere HR processen, zoals werving, het maken van trainingsmateriaal of een gap-analyse van skills.

Werken met Copilot in HR vraagt extra zorgvuldigheid. Copilot werkt met de informatie in je Microsoft-omgeving. In HR is dat vaak gevoelige informatie over kandidaten en medewerkers. Daarom sta je stil bij data, rechten en de betrouwbaarheid van wat Copilot oplevert. Je vergelijkt Copilot ook met andere AI-tools, zoals Claude, zodat je weet welke tool je voor welke HR taak kiest.

• Deze opleiding is bedoeld voor HR professionals die in een Microsoft 365-omgeving werken en met Copilot willen evolueren van chatten naar het automatiseren van hun HR processen.
• Voorkennis: een eerste ervaring met AI is aangewezen, bijvoorbeeld via de basisopleiding AI toepassen in HR. Ervaring met Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word) is nuttig.

• Je brengt HR processen stap voor stap in kaart en verbetert ze met Copilot.
• Je gebruikt Copilot in Outlook, Teams en Word voor HR taken, zoals onboarding en rekrutering.
• Je stelt HR documenten, zoals een vacature of een onthaalbrochure, sneller en beter op met Copilot door het geven van duidelijke instructies en een duidelijke context.
• Je automatiseert terugkerende HR taken met Copilot.
• Je bouwt met Copilot een vaste werkwijze voor taken die vaak terugkomen, bijvoorbeeld om vacatures op te stellen, trainingsmateriaal te maken of met een gap-analyse in kaart te brengen welke skills je team mist.
• Je verkent wat Copilot als chatbot kan in een HR context.
• Je weet met welke HR gegevens Copilot in je Microsoft-omgeving werkt, wie er toegang toe heeft en hoe je controleert of wat Copilot oplevert klopt.
• Je kan inschatten wat Copilot onderscheidt van andere AI-tools, zoals Claude.

• Diepgaande kennismaking met Copilot vanuit een HR bril
• Een HR proces stap voor stap: waar kan Copilot ondersteunen?
• De chatbotfunctie van Copilot: mogelijkheden en grenzen
• Copilot in Outlook: je HR mailbox en de communicatie met kandidaten en medewerkers
• Copilot in Teams, PowerPoint, Word en Excel voor HR processen en HR documenten
• Automatisering van terugkerende HR taken met Copilot
• Aandachtspunten: data, rechten en betrouwbaarheid binnen een Microsoft-omgeving
• Copilot versus andere AI-tools: welke tool voor welke taak?

• Je brengt je eigen laptop mee en werkt de hele dag in je eigen Microsoft 365-omgeving.
• Je kiest een HR proces of case uit je eigen praktijk en pakt die stap voor stap aan met Copilot.
• Wat je bouwt, test je meteen. De trainer kijkt mee en geeft feedback.
• In een kleine groep van maximaal twaalf deelnemers is er ruimte voor jouw vragen en jouw case.

• Stappenplan
• Voorbeeldopzetten
• Checklist met aandachtspunten

Jeroen Naudts is managing partner en founder van Starfish Consultancy, waar hij organisaties begeleidt in het strategisch inzetten van HR data en artificiële intelligentie. Hij ondersteunt bedrijven bij het scherpstellen van business cases rond HR data, het uitwerken van HR data strategieën en het analyseren van efficiëntie en interne processen met behulp van AI-technieken.

Met meer dan 20 jaar praktijkervaring bij onder andere Provincie Antwerpen, SD Worx en Publiek Centraal combineert Jeroen een sterke communicatieachtergrond met diepgaande expertise in HR analytics en people analytics. Hij is gecertificeerd HR Analytics Lead & Analyst (AIHR) en master in de communicatiewetenschappen.

Naast zijn advieswerk is Jeroen lector Communicatiemanagement aan de Arteveldehogeschool, waar hij werkt rond strategische communicatie, data en leadership. Hij is bovendien bestuurder bij Vonk, het netwerk voor interne communicatie in Vlaanderen.

Jeroen staat bekend als een kritische denker die snel verbanden legt tussen HR uitdagingen en technologische mogelijkheden.  Hij combineert strategisch inzicht met praktische toepasbaarheid en vertaalt complexe HR data en AI-concepten naar heldere en bruikbare inzichten.